LA GESTIÓN FINANCIERA, FACTOR DE ÉXITO EN LA EJECUCIÓN DE UN PROYECTO[1]
Abstract: La gestión financiera es una función que permite unificar la planificación,
presupuestación, contabilidad, pagos, informes financieros, controles internos,
auditoría, adquisiciones, desembolsos para respaldar la ejecución. Es un
elemento crítico en el éxito de un proyecto. Contar con información financiera
oportuna y relevante permite construir una base firme para tomar mejores
decisiones, lo que a su vez facilita el avance físico del proyecto al contar
con la necesaria disponibilidad de fondos, reduciendo el riesgo de demoras y
cuellos de botella. En un proyecto, una buena gestión financiera proporciona la
información esencial para los que realizan las otras tareas propias de la
implementación y supervisión, pues posibilita los controles internos y la
capacidad de identificar con rapidez los sucesos inusuales y los desvíos que
comprometen el presupuesto asignado, lo que facilita la detección y prevención
del fraude y la corrupción. Es pues la función financiera una de las más
idóneas herramientas con que cuenta un gerente para apuntalar el éxito de los
proyectos a su cargo.
El desarrollo de todo tipo
de proyectos y en especial aquellos de alguna magnitud, que son los que
concentran nuestro mayor interés, precisan apelar a diferentes fuentes internas
y externas (nacionales e internacionales) para su cabal financiamiento.[2] Tres
etapas se deslindan o distinguen en la administración financiera para la
ejecución del proyecto: identificación de una estrategia de financiación; la planificación
financiera y el cierre financiero. En consecuencia el gerente del proyecto y
los responsables del tema los deberán abordarlas con suficiente rigor:
q Identificación de una estrategia
de financiación: La posibilidad de adelantar una
adecuada operación de financiamiento se basa principalmente en el conocimiento
exhaustivo del proyecto y sus necesidades de recursos, de las fuentes
disponibles con sus limitaciones y restricciones, y especialmente de la
capacidad de gestión del equipo responsable. La estrategia financiera
debe conjugar y hacer valer todas las fortalezas potenciales y mitigar el efecto y la importancia de las debilidades observadas, con el fin de
lograr una negociación equilibrada que favorezca a las partes. Vale la pena
anotar que en algunos casos se nombra tempranamente al gerente responsable de
la ejecución del proyecto, con el fin de comprometerlo activamente en la negociación con los
potenciales inversionistas, lo mismo, que en los acuerdos en montos y
condiciones de créditos con banqueros y
proveedores de equipos, insumos y suministros. Este escenario resulta
particularmente interesante, puesto que, en el diseño y elaboración de
contratos y en la exigencia del cumplimiento de los mismos, estará el gerente
del proyecto, quien podrá coordinar con mayor seguridad las necesidades de
recursos financieros demandados por las diferentes actividades y las fuentes
comprometidas en valores y fechas. Sin embargo, y tal como lo anotamos
previamente la selección de la firma o profesional que asumirá la
responsabilidad de la gerencia del proyecto, suele hacerse en la mayoría de los casos, después
de haber negociado las condiciones de participación de inversionistas y de
proveedores de crédito, más aún, en muchas ocasiones éstos tienen activa participación
en la selección del gerente del proyecto. La razón en muy sencilla, tanto inversionistas como las agencias de
crédito son muy suspicaces con el manejo de los recursos que comprometen y
exigen garantías de idoneidad en todos los agentes que se vinculen, con el fin
de mitigar cualquier riesgo que ponga en peligro la ejecución del proyecto y
por ende sus inversiones. En fin, la identificación de una estrategia
financiera es el resultado de un trabajo en equipo formado por los propietarios
del proyecto o sus gestores, los proveedores de recursos financieros
interesados y el grupo de gerencia, todos ellos, conciliarán intereses para
establecer un plan y un cierre financiero exitosos.
q La planeación financiera: Desde luego
que solamente tiene sentido una planificación financiera rigurosa cuando el
estudio de preinversión se ha desarrollado, repetimos, a nivel de factibilidad
y se tienen suficientes evidencias para pensar en que el proyecto se ejecutará, por lo tanto los diseños definitivos avanzan hasta el nivel de ingeniería
de detalle que permita respuestas adecuadas y suficientes en torno a los
siguientes aspectos:
§ Programación de actividades y sus necesidades de recursos monetarios.
§ Información relativa a los fabricantes de equipos y proveedores y las
condiciones de negociación.
§ Cronología de las operaciones.
§ Definición de moneda y condiciones de pago.
§ Requisitos documentarios y garantías
exigidas.
§ Fuentes alternativas disponibles y sus respectivos costos, plazos y
condiciones.
§ Organización y direccionamiento (usos) de los fondos gestionados y
comprometidos.
La desagregación tecnológica del proyecto (EDP) nos permite
identificar plenamente las actividades que se deberán realizar, el momento de
su ejecución y los recursos de todo orden necesarios para terminarlas adecuada
y oportunamente. Los recursos
financieros deberán planearse para procurarlos en el momento adecuado, habida
cuenta de los requisitos exigidos por proveedores, banqueros e inversionistas
que no entregarán recurso alguno hasta no llenar a plenitud las condiciones y
obligaciones establecidas en los contratos.
Dada la magnitud de la
mayoría de proyectos referenciados en esta publicación, se precisa la
concurrencia necesaria de una serie de agentes que aporten dinero, asuman
riesgos y se beneficien de los resultados, por lo tanto la estructuración
jurídica y la formulación financiera del proyecto, deberá ser de tal rigor y
transparencia que los participantes potenciales puedan ponderar adecuadamente
los costos y beneficios que se derivan hacia ellos, y especialmente corroborar
la capacidad autónoma del proyecto durante la operación, para generar los
recursos que permitan atender los
compromisos tributarios, los del servicio de la deuda y, desde luego, aquellos
valores que a manera de utilidades satisfagan las expectativas de los agentes
involucrados.
El plan financiero
debe atender entre otros los siguientes requisitos:
§ Los
patrocinadores o gestores del proyecto deberán garantizar la consecución de los
recursos suficientes para la instalación, montaje y puesta en marcha, ya que de
no ser así no encontrarán respuestas en ninguno de los eventuales
participantes, sean estos compradores o proveedores de insumos, o
inversionistas externos que solamente participan siempre y cuando les ofrezcan
confiables garantías que respalden el pago de las acreencias a través de la operación. Solamente a través de un cierre
financiero riguroso y confiable se pueden garantizar los recursos necesarios
para la ejecución del proyecto.
§ Los gestores
del proyecto deberán orientar las pesquisas en los mercados de capitales para
buscar financiación en las mejores condiciones posibles.
§ También los
gestores deberán reducir al mínimo la exposición al riesgo de insolvencia por
parte de los patrocinadores o propietarios.
§ Mediante
modelos de ingeniería financiera se diseñarán formas de repartición de
dividendos que optimicen la tasa de rendimiento de las acciones de los
patrocinadores, teniendo en cuenta los condicionamientos exigidos por los
prestamistas y el flujo de efectivo derivado de la operación del proyecto.
§ Los
responsables de la planeación financiera deberán Identificar y exigir por parte
de las autoridades el reconocimiento de los beneficios fiscales a que tenga
derecho el proyecto.
§ También deberán
conseguir un tratamiento regulatorio adecuado dentro de las normas vigentes.
§ Además deberán
garantizar la mejor sincronía entre el flujo de efectivo generado por el
proyecto y la programación del pago del servicio de la deuda y el reconocimiento de las demás acreencias.
Se trata de conciliar fuerzas antagónicas
mutuamente dependientes que buscan mejorar su posición. La posición del gestor
del proyecto es lograr un nivel de equilibrio a través de fórmulas
conciliatorias que armonicen los riesgos con los aportes, y que permita sacar
adelante el proyecto y por ende beneficiar sustancialmente a cada uno de los
participantes. En efecto, el diseño del plan para la financiación del proyecto
incluye la consecución de recursos tanto para la ejecución como para garantizar
la sostenibilidad, por lo tanto, requiere de la identificación y análisis de
las fuentes potenciales de fondos y su disponibilidad periodo por periodo y,
obviamente, la programación de la producción y las ventas para la
presupuestación de los ingresos en cada año de operación del proyecto. Cuando
se trata de proyectos sociales promovidos por el estado o alguna de sus
entidades adscritas, cuyo objetivo no es precisamente generar utilidades
financieras, los gestores deben asegurar compromisos de vigencias futuras del
presupuesto oficial para garantizar la sostenibilidad.
Tal como lo anotamos anteriormente el reto
de los gestores de proyectos es atender armónicamente los intereses de los
diferentes agentes que participan. Los prestamistas reclamarán mayor seguridad,
menos riesgo y el pago oportuno de las acreencias y en las mejores condiciones
de tasa de interés y de garantías. Los propietarios perseguirán los créditos
más baratos, en condiciones más flexibles y la asunción mayor de riesgos por
parte de los acreedores. Se trata pues de conciliar en un punto en el cual las
partes se manifiesten satisfechas.
q
Cierre
financiero: Quizá uno de
los retos más difíciles para los propietarios de un proyecto de alguna magnitud
es precisamente garantizar la llegada oportuna de los recursos financieros
suficientes, originados en diferentes fuentes, para garantizar la realización
de todas y cada una de las actividades programadas para la ejecución, vale
decir, estructurar el “cierre financiero”. Aquí surgen dos modalidades
extremas: por un lado el propietario se encarga de conseguir los recursos y
contrata a una firma especializada para la ejecución del proyecto. Una
tendencia más moderna es que la firma ejecutora sea también la responsable de
gestionar los recursos y hacerse responsable de su devolución o pago a través
de los flujos generados durante la operación. En cualquier circunstancia e
independiente de quien asuma la responsabilidad, es preciso protocolizar el
cierre financiero, para lo cual es preciso diseñar y aplicar refinados modelos
de ingeniería financiera, puesto que se necesita tomar decisiones en torno a:
- Monto de endeudamiento requerido: el estudio de factibilidad y los diseños
definitivos ofrecen toda la información confiable para dimensionar las
necesidades de capital para la financiación del proyecto tanto en el
periodo de ejecución como durante la operación. La determinación del nivel
de endeudamiento apropiado se establece a partir de:
o
Monto de las
inversiones fijas y diferidas necesarias para la ejecución.
o
El monto de
las necesidades del capital de trabajo que proscriba cualquier conato de
parálisis por falta de recursos.
o
Costos
financieros que hay que asumir por la financiación de la ejecución y las demás
cargas derivadas de la administración del crédito.
o
Un margen de
seguridad que permita cubrir eventuales situaciones no previstas.
·
Inicio de
operación temprana: si las
circunstancias de orden técnico y mercadeo lo permiten en algunos proyectos se
puede programar el inicio de operaciones antes de la terminación total del
proyecto (crecimiento en forma modular), lo que origina la disponibilidad
anticipada de ciertos ingresos que alivien las cargas derivadas de los
créditos. Dado que esto afecta directamente la cronología y ejecución
presupuestal el gerente del proyecto debe tener especial interés en esta
estrategia que debe ser analizada e impulsada si resulta válida y es concurrente
a los propósitos del proyecto.
·
Determinación
del grado máximo de apalancamiento: la razón
deuda/capital que determina el nivel máximo de apalancamiento depende de:
o La rentabilidad esperada y los riesgos de operación
del proyecto.
o Capacidad de los patrocinadores de contribuir con
capital.
o Interés que manifiesten los potenciales inversionistas
de aportar capital.
o La participación como inversionistas de los eventuales
compradores del producto o servicio.
o La intención de participación como inversionistas de
proveedores de insumos.
o Nivel de cubrimiento de las garantías.
o Solvencia de las partes interesadas en la compra del
producto o servicio manifiesta en la suscripción de sólidos contratos de compra
de mediano y largo plazo.
o El nivel de apalancamiento corresponde a un equilibrio
entre la capacidad del proyecto de convocar y emplear recursos ajenos y la
posibilidad real de pagarlos con los flujos derivados de la operación. Un
apalancamiento exagerado pone en peligro el proyecto al no producir los flujos
suficientes para el servicio de la deuda, pero el no aprovechar adecuadamente
la capacidad de endeudamiento puede acarrear, al mismo tiempo, costos de
oportunidad. En resumen, la capacidad de endeudamiento corresponde al nivel de
deuda que el proyecto es capaz de servir por completo durante el periodo de
amortización del préstamo. Se suele calcular a partir del flujo de efectivo
descontado año por año.
Se trata pues de establecer la
cantidad máxima de apalancamiento a la cual se puede acceder, teniendo en cuenta
las características financieras del proyecto y las condiciones establecidas por
los prestamistas. Uno de los trabajos que deben realizar los asesores
financieros de los propietarios del proyecto o de los gestores del mismo, es la
elaboración de modelos que garanticen la inclusión de toda clase de variables
pertinentes relacionadas con los flujos de caja previstos en diferentes
escenarios, que permitan argumentar válidamente ante los prestamistas las
solicitudes de crédito correspondientes, basadas en la capacidad de
endeudamiento. La experiencia y el conocimiento de estos expertos permiten
valorar diferentes paquetes de financiación que brinde el costo de capital más
atractivo, asumiendo diferentes niveles de riesgo.
·
Aplicación
de capital propio como garantía de la solvencia del proyecto: el programa de utilización de fondos a largo plazo
debe concordar con las erogaciones necesarias para la construcción, instalación
y puesta en marcha. Los prestamistas suelen ser un tanto desconfiados y
requieren que los patrocinadores o propietarios y los inversionistas de capital
apliquen una cantidad significativa de recursos a la inversión inicial (como
prueba de confianza en su propio negocio) antes de comenzar a irrigar el
proyecto con sus recursos. Este requisito asegura que los prestamistas,
propietarios e inversionistas de capital
adquieren un compromiso firme desde los primeros momentos.
·
Estimación
del flujo de caja periodo por periodo: desde luego, que un plan financiero técnicamente concebido debe compaginar
armónicamente la necesidad de recursos financieros para realizar las diferentes
actividades y los flujos de ingresos derivados de los compromisos acordados con
prestamistas e inversionistas, de lo contrario el proyecto tendrá que apelar a
financiaciones costosas de corto plazo. En principio la información financiera
derivada de los estudios de factibilidad suele presentarse en períodos anuales,
sin embargo, los asesores de las partes tendrán que corroborar en escala
mensual o semanal según el caso, el comportamiento de los flujos de caja.
·
Selección de
monedas: cuando se acuerda recibir dinero
por concepto de aporte o crédito o recursos originados en las ventas, y también
se acuerda el pago de acreencias en diferentes monedas se puede incurrir en un
riesgo de tipo de cambio que es preciso mitigar, por esa razón, los
patrocinadores o propietarios negociarán basados en algún modelo multimoneda
que mitigue y controle este riesgo.
·
Estimación
del horizonte del proyecto o su vida útil: es claro que el vencimiento de la deuda de un proyecto no debe exceder su
vida útil. Algunos proyectos de extracción de minerales o petróleo, según la
tasa de producción pueden determinar con precisión su vida útil y ajustar a
propósito el esquema de financiación. Si bien es cierto que el gerente del
proyecto solamente tiene que preocuparse por los sucesos de todo orden
acaecidos durante la ejecución, también es cierto que además de la nueva
capacidad instalada, el gerente es responsable de entregar al operador unas
finanzas sanas, respaldadas por una capacidad de producción o de prestación de
servicios que genere recursos suficientes para atender las acreencias
originadas en las grandes inversiones de la ejecución.
De lo
anterior se desprende que el dimensionamiento del monto requerido, la
estimación del grado máximo de apalancamiento soportable, la disponibilidad de
recursos propios como garantía de solvencia y seriedad, la estimación detallada
de flujos de caja a escala mensual, la selección de monedas fuertes para
recibir y entregar recursos, y la estimación rigurosa del horizonte del
proyecto y su vida útil son argumentos que es preciso analizar para garantizar
un cierre financiero confiable y exitoso.
Juan
José Miranda Miranda
Marzo
de 2015
[1] Tomado contextualmente del libro “El Desafío de la
Gerencia de Proyectos” (tercera edición) de Juan José Miranda Miranda
[2]
Al final del capítulo, presentamos diferente modalidad de financiamiento de
proyectos que determinan pautas o formatos distintos en la planeación y
organización financiera para la ejecución de un proyecto.
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