LA GERENCIA INTEGRADA DE PROYECTOS[1]
Abstract: Todo proyecto hace parte de
un sistema. En efecto, todos los
proyectos pertenecen al “sistema de planeación” y a subsistemas sectoriales,
territoriales o empresariales de menor espectro. La estructura del
proyecto se divide en componentes, y la administración de esos componentes se
debe orientar en una perspectiva de conjunto e integración. Un sistema es un
agregado de personas, procesos, información, etc., agrupadas y coordinadas
hacia el logro de un objetivo, por esa razón la acción gerencial se denomina
“integrada” en el sentido que reclama una óptica panorámica y general, en la
cual cada actividad se constituye en parte esencial e integral de un proceso
contribuyendo al logro del objetivo. Su concepción como un sistema ha
demostrado de qué manera cada proyecto debe trabajar como un organismo regulado, por lo tanto es necesario definir
con claridad y sin equívocos su objetivo. Se debe reconocer que los proyectos
son estructuras en constante cambio y que operan en escenarios inestables,
transitorios, mutables y caprichosos lo que supone la necesidad de definir e
identificar los subsistemas principales y sus interrelaciones, como punto de
partida de la planeación de la ejecución, y replicar hacia ellos los
correctivos en caso de desviaciones.
En este contexto se suelen
comprender mejor las necesidades dinámicas de la programación y el control del
proyecto, a la percepción, identificación y análisis de riesgos, al desarrollo
progresivo de la información, al manejo de las interrelaciones y la forma como
se aplica específicamente en la gerencia de un proyecto, esto hace referencia
a:
§ Los subsistemas que funcionarán dentro del proyecto (procesos).
§ Las principales interrelaciones de los subsistemas que
requieren atención administrativa especial.
§ La forma como estas interrelaciones se pueden manejar
en forma exitosa.
Esta visión sistémica e
integradora de la dirección de proyectos permite la planeación, la ejecución,
el control y seguimiento y se impone con el fin de evitar costosas desviaciones
en los recursos invertidos o demoras significativas en los tiempos, que afectan
los costos por vía de inflación o de lucro cesante y el costo de oportunidad al
no iniciar a tiempo las operaciones comerciales o de prestación de servicios.
Tal como lo hemos
expresado en diferentes publicaciones[2] los
proyectos por su origen, naturaleza y propósito (resolver problemas, atender
necesidades, superar limitaciones o carencias, o aprovechar oportunidades),
forman parte sustancial de la estrategia de desarrollo a cualquier nivel
(nacional, regional, sectorial, local, empresarial o profesional) y se constituyen en la herramienta más
expedita y confiable de decisión en la asignación de los recursos. El recorrido
del ciclo del proyecto – preinversión, ejecución, operación y evaluación expost
-, se presenta como la mejor forma de ilustrar un sistema, y toma especial
importancia cuando se trata de la administración de la ejecución de un
proyecto, por lo tanto el sistema llamado gerencia integrada del proyecto contiene
ciertos elementos que funcionan como partes vinculantes del mismo aunque tienen
sus particulares alcances y connotaciones:
§ Componente técnico: Todo proyecto, independiente de
su naturaleza, importancia u objetivo supone la utilización de alguna forma de
tecnología, que corresponde esencialmente a los interrogantes: cómo se hace?, o
sea, el proceso técnico; con qué se hace?,
los requisitos técnicos; y cuál
es el resultado?, rendimiento técnico.
Estos elementos determinan relaciones técnicas internas y externas
pertinentes al proyecto. Internamente se trata de garantizar el mejor aprovechamiento
de los recursos disponibles para lograr el objetivo a través de la utilización
de una tecnología disponible y apropiada[3] y, en su
relación externa permite confrontar su conveniencia para la economía, la
sociedad o el medio ambiente como un todo, teniendo en cuenta los recursos que
emplea y los efectos próximos o remotos, positivos o negativos, directos o
indirectos que genera y, desde luego, la forma técnica como responde a una
demanda revelada o manifiesta por el consumidor. Son muchas las tecnologías que
suelen estar disponibles para determinada clase de proyecto dependiendo de su
complejidad y naturaleza, por lo tanto la selección de la misma debe armonizar
con otros factores como la dimensión del mercado, la capacidad financiera y
demás aspectos de tipo institucional. Los requisitos
técnicos hacen referencia a la disponibilidad, movilidad y empleo de
insumos humanos, físicos, financieros y logísticos necesarios para la ejecución
del proyecto. El rendimiento compromete la relación técnica entre los
insumos y los productos, lo que permite para cada caso diseñar indicadores que
califiquen la capacidad, eficacia y eficiencia técnica del proceso en
comparación con otros homólogos, lo que permite escoger la tecnología más
adecuada al objetivo perseguido.
§ Componente económico: Todo proyecto exige la movilización de factores de
producción, de los cuales insistimos existen cantidades limitadas, a cuyo
empleo concurren otras alternativas de utilización, por lo tanto su estudio es
objeto de la economía, que en alguna forma debe velar por su mejor utilización
y aprovechamiento, en términos de eficiencia y equidad. El rendimiento
estudiado desde la óptica técnica, es preciso ahora, considerarlos desde la
perspectiva económica, en efecto, su adecuada utilización tiene mucho que ver
con la disponibilidad del mismo para propósitos del proyecto pero también para
usos alternativos dentro de la economía local, regional, nacional o
internacional. Queda claro entonces la forma como interactúan estos dos componentes
del sistema, que integramos en una medida adecuada y real, nos facilite su
programación y control. El estudio económico del proyecto tiene dos dimensiones
claramente identificables: la dimensión microeconómica, que se relaciona con la
entidad pública o la empresa privada o la persona natural que lo ejecutará
directamente o a través de otros y, desde luego, sobre la rentabilidad que
aportará a sus propietarios; la dimensión macroeconómica hace referencia a la
relación del proyecto como unidad de producción o de prestación de servicios
como parte activa del sistema económico global (de ahí la necesidad de evaluar
la decisión desde el punto de vista financiero, económico, social y ambiental),
que consume recursos y por lo tanto deberá estar sujeta al control de la
política económica y social en torno al mejor aprovechamiento de los mismos[4].
§ Componente financiero: Corresponde a los recursos necesarios para atender
las erogaciones ocasionadas por las inversiones (fijas, diferidas y capital de
trabajo) y otros costos directos e indirectos de ejecución. Un punto bien
relevante es la necesaria coordinación entre las actividades programadas
durante la ejecución y la llegada oportuna de los recursos de las diferentes
fuentes, acordada durante el proceso de negociación con los diversos agentes
involucrados. Muchos proyectos se paralizan por déficit de liquidez derivado principalmente
del incumplimiento de compromisos por parte de los agentes financieros o
insuficiencias en el cumplimiento de los requisitos exigidos por éstos, lo que
obliga en muchos casos acudir a costosos créditos de corto plazo de bancos o
proveedores, lo que determina ineficacias, demoras y la asunción de costos de
oportunidad no presupuestados. Tal como lo anotamos, los recursos que se
aplican al proyecto pueden canalizarse hacia otros usos, lo que establece una
relación directa entre las consideraciones económicas y las financieras. Las
alternativas técnicas identificadas determinan condicionamientos a los recursos
financieros, las fuentes de los mismos (propios y de crédito) y el rendimiento
esperado en su utilización.
§ Componente organizativo: Todo proyecto precisa del diseño de un andamiaje
organizativo, tanto para la preinversión, como para el período de ejecución, y
desde luego, para la operación, que garantice el logro de los objetivos
propuestos. Por lo tanto insistimos:
·
Cada etapa
del ciclo del proyecto requiere de un modelo de organización.
·
Esta
organización se torna cada vez más compleja, en la medida que el proyecto pasa
de una fase a otra.
·
La
organización convencional altamente jerarquizada y formalmente estructurada en
sus procedimientos no suele ser suficiente para atender las necesidades
administrativas y de dirección de la ejecución de un proyecto. Por lo tanto se precisa pensar en
sistemas organizativos alternativos que garanticen la ejecución adecuada del
proyecto en términos de alcance, calidad, tiempo y presupuesto. Esto es, un
modelo adecuado denominado “gerencia de proyectos” o “dirección
de proyecto” o “administración de proyectos”.
§ Componente institucional: Corresponde al entorno externo que rodeará al
proyecto, y que por su misma naturaleza no es condicionable o manipulable
internamente, y hace referencia a la legislación vigente, los planteamientos de
política en general y en particular de política económica y social, y a las
entidades oficiales y privadas que participan en el diseño, ejecución, control,
regulación o fomento de dichas políticas y orientaciones.
Sin duda uno de los grandes aportes
en busca de aciertos en la ejecución de proyectos es la forma moderna como se
concibe el proyecto como parte estratégica del sistema de “planeación”, quizá
por esa razón el rótulo de “gerencia integrada de proyectos”
cada día toma más vigencia.
Juan José Miranda Miranda
Marzo de 2015
[1] Tomado contextualmente del libro “El Desafío
de la Gerencia de Proyectos” (Tercera edición)
de Juan José Miranda Miranda.
[2] “Los proyectos la unidad operativa del desarrollo”;
“Proyectos Factibles”; “Gestión de Proyectos” (séptima edición) obras del mismo
autor.
[3]
Esta fase del proyecto no busca descubrir nuevas formas de hacer las cosas, a
no ser que se trate de un proceso de
investigación científica o de desarrollo tecnológico que busca en forma
deliberada nuevos caminos, simplemente es la utilización de una tecnología
apropiable que está disponible y que en la mayoría de los casos ha sido
suficientemente comprobada y contrastada.
[4] Es preciso recordar la valoración en
“precios sombra” o “precios de eficiencia” o “precios cuenta” que diferentes a
los precios de mercado, se utilizan para calificar los efectos del proyecto
sobre la economía como un todo
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