EL RECORRIDO DEL PROYECTO POR EL
CAMINO DE LA EJECUCIÓN[1]
Abstract: Son muchos los catálogos y listas
que permanentemente se publican que tratan de dilucidar las múltiples
causas responsables de fracasos en los proyectos, sin embargo, la gran mayoría
se enfocan en la culpabilización de los “gerentes de proyectos”, vale decir, a
fallas durante la ejecución: la indefinición del alcance; cronologías demasiado
optimistas; riesgos ignorados; fallas en las comunicaciones con los agentes de
interés; poco rigor en el proceso de monitoreo y control y muchas otras
asimiladas a las áreas de conocimiento y también a los procesos. No obstante,
en ocasiones se presentan y con más frecuencia de lo deseado, otras causas
ajenas a la ejecución que determinan el colapso de muchos proyectos.
Presentación:
Quizá
resulte útil, tanto para expertos como neófitos, emprender un corto recorrido
por el camino que conduce a la ejecución con el fin de advertir y dimensionar
cabalmente los múltiples obstáculos y riesgos que se derivan de abordar con
poco rigor y relajamiento diferentes tareas rutinarias y que son causa
permanente de fracasos en múltiples proyectos de inversión o desarrollo, hacemos
referencia en esta ocasión a: la estructuración de los términos de referencia; la
aceptación y estudio de propuestas; la evaluación, adjudicación y realización de la
propuesta aceptada; y la entrega del
proyecto a satisfacción.
q
La primera etapa corresponde a la necesidad de ejecutar un proyecto
La ejecución se insinúa cuando el “cliente” ya sea una persona o una
organización, basados en estudios de preinversión, toma la decisión de ejecutar
un proyecto y están dispuestos a proporcionar los fondos y solicita la
intervención de expertos para alcanzar el objetivo. Esto puede motivar la
solicitud de propuestas a quienes están en condiciones de ejecutarlo. En
ocasiones esta necesidad se identifica con relativa facilidad, como el caso del
ama de casa que desea remodelar su vivienda. En otras ocasiones se requiere de
un análisis elaborado y dispendioso para que el cliente identifique plenamente
su situación, recopile información sobre el problema, clarifique la forma más
adecuada de resolverlo, tome la decisión de ejecutarlo y defina ciertos
requisitos que deben cumplir las personas o empresas contratistas para
solucionarlo. Es el caso de la empresa estatal que se ha vista abocada a una
serie cada vez más frecuente de quejas y reclamos sobre la liquidación de un
impuesto y precisa mejorar los procedimientos internos, los envíos de cuentas y
la atención al público, por ejemplo. Esta situación se puede analizar mediante
un riguroso diagnóstico que permita elaborar unos “términos de referencia”
lo suficientemente explícitos para que los proveedores de servicios puedan
atender la invitación y elaborar con seguridad su correspondiente propuesta. Es
claro que la magnitud del problema y la complejidad de la solución ameritan en
este caso un estudio riguroso y ponderado al cual es preciso dedicarle tiempo y
recursos humanos calificados.
Por lo general las necesidades y los
requisitos son expresados por el cliente en términos informales y verbalmente
cuando se trata de proyectos pequeños. Es posible que el ama de casa le indique
al maestro de obra los cambios que espera
obtener de la remodelación para que este los interprete y le presente su
propuesta, indicando costo del trabajo y el tiempo aproximado para su entrega.
Sin embargo, para la mayoría de los proyectos de alguna complejidad, que mueven
nuestro interés, las necesidades se manifiestan con formalidades que no
solamente le aportan transparencia a la contratación sino que permiten precisar
los alcances del mismo capitalizando beneficios y evitando conflictos entre las
partes. De hecho, la elaboración de los términos de referencia es una tarea cardinal
que le permite al “cliente” expresar específica e inequívocamente sus
necesidades, y al potencial contratista o proveedor percibir con claridad la
dimensión real del trabajo, los costos que implica, los plazos necesarios y los
requisitos que le permitan ofrecer una propuesta adecuada. La entrega de los
términos de referencia a un grupo calificado de posibles contratistas tiene la
ventaja para el cliente que puede comparar diferentes opciones y establecer
rangos de ofertas en términos de alcance, calidad, tiempo y costo. Las empresas
privadas definen autónomamente los procedimientos que les permitan solicitar a
un grupo selecto de contratistas o a través de una invitación abierta y en
casos especiales licitaciones, hacia proveedores, consultores o contratistas
nacionales e internacionales. La contratación por parte de las entidades
estatales tiene en todos los países el ritual y vigilancia especial ya sea para
invitaciones cerradas o para licitaciones públicas.
Cabe
destacar en este momento la importancia de los “términos de referencia” para
convocar la presencia de expertos con sus respectivas propuestas. Muchos casos
de fallidos proyectos tienen su origen en una inadecuada definición de la
contratación de obras o trabajos, o en equívocos en torno a las
especificaciones de equipos, materiales, instalaciones, muebles o servicios,
etc., que se requieren de los proveedores, o las condiciones en que se
solicitan las consultorías. Es preciso recalcar aquí que no siempre la
propuesta más barata es la más adecuada, otros criterios se deberán tener en
cuenta para la selección, tales como: antecedentes en proyectos similares,
equipo humano disponible, metodología propuesta, etc. El propósito de preparar
los términos de referencia, reiteramos,
es exponer en forma detallada y precisa, lo que requiere el cliente. En ocasiones
es de tal magnitud, complejidad e importancia el proyecto que se precisa la
contratación de una firma o equipo muy calificado de consultores nacionales o
internacionales para la preparación de los términos de referencia.
Unos
términos de referencia bien elaborados permiten a los eventuales contratistas
comprender lo que espera el cliente, de manera que puedan ofrecer una propuesta
adecuada que satisfaga plenamente sus requerimientos. Anotamos aquí algunos
puntos indispensables en la elaboración de términos de referencia:
§ Descripción detallada del trabajo que se debe
desarrollar.
§ Productos o servicios que se deben suministrar (entregables).
§ Información que proporciona el cliente al contratista
o proveedor.
§ Requisitos exigidos a los proveedores de bienes o
servicios.
§ Presupuesto disponible para la ejecución del proyecto
(en ocasiones no se dispone de este dato y por lo tanto no se incluye como
parte de los términos de referencia, se espera en estos casos que las
propuestas señalen los costos aproximados del proyecto).
§ Tipo de contrato que comprometerá a las partes.
§ Programación y fechas de entrega.
§ Condiciones de pago
§ Contenido de la propuesta (enfoque o metodología,
entregas, programa, acreditación de experiencia, refrendación y compromiso de
personal, presupuesto, etc.).
§ Criterios para evaluación de la propuesta
q
La segunda etapa es la aceptación y estudio de propuestas
La convocatoria arroja como resultado propuestas originadas en quienes creen
tener la capacidad para atenderla (personas naturales, contratistas,
proveedores, firmas consultoras nacionales e internacionales) dependiendo del
tipo, complejidad, magnitud e importancia del proyecto. Las personas o firmas
que responden al llamado del cliente o propietario elaborando sus propuestas en
armonía y según las exigencias de los términos de referencia, concursan con
base a calidad, tiempo, costos y se someten al escrutinio de un jurado
calificador que basado en los criterios de evaluación (incluidos en los
términos de referencia) determina la firma o la persona con quien contratarán
la obra, los equipos o los servicios. Aquí se suelen presentar gran variedad de
circunstancias, en ocasiones diferentes propuestas pueden ser muy disímiles
entre sí con relación a calidad, precio o tiempo, lo que denuncia una inadecuada
percepción y comprensión, y por ende la sospecha de fallas en la elaboración de
los términos de referencia. Lo cual, sin duda, conducirá a una revisión de los
mismos y la repetición del proceso, con todo lo que implica en tiempo,
oportunidad y costos. Por otro lado, cuando las propuestas son muy similares y
por consiguiente competitivas, el jurado deberá aplicar con todo el rigor y
ponderación los criterios de evaluación definidos previamente que garanticen la
mejor selección y la transparencia del proceso. Son muchos los casos
especialmente en el sector público que por diferentes circunstancias, como la
carencia de probidad por parte de los jurados o porque estos asumen su tarea
con cierta ligereza o relajamiento y falta de objetividad y profesionalismo,
determinan demandas ante los tribunales por parte de los no favorecidos
generando retrasos y costos que deberá asumir el cliente[2].
La idea que queremos dejar a nuestros amables lectores es la importancia que
reviste el proceso de selección de contratistas, consultores y proveedores de
bienes y servicios, y la elaboración calificada de los correspondientes
contratos derivado del rigor en el diseño de los términos de referencia. Unos
términos de referencia mal elaborados conducen inexorablemente a debilidades y
falencias en la contratación.
q
La tercera etapa es la evaluación, adjudicación y realización de la
propuesta aceptada
Esta fase se inicia después que el cliente a través de su jurado o comité
calificador determina el ganador y adjudica el contrato, y se llega a un
acuerdo con el contratista a través de un documento lo suficientemente claro,
detallado, explícito e inequívoco para la realización del proyecto o parte del
mismo. Esta fase que se conoce como la ejecución del proyecto, debe entregar
como resultado el logro del objetivo propuesto, dejando satisfecho al cliente
en el sentido que se entrega lo contratado, en el tiempo previsto y dentro del
presupuesto, y obviamente en las condiciones de calidad acordadas.
La dirección o gerencia del proyecto debe establecer y definir un plan
y después ponerlo en práctica para lograr el objetivo. Es preciso dedicarle
todo el tiempo necesario a la definición y estructuración del plan. Una vez que
se inicia la ejecución del proyecto, el proceso administrativo incluye la
supervisión del progreso para asegurar que todo vaya de acuerdo con el plan. La
clave para el control efectivo del proyecto es montar una vigilancia estricta,
periódica y permanente sobre el avance real para compararlo con el programado y
realizar las acciones correctivas pertinentes.
q
La etapa final es la entrega del proyecto a satisfacción
Al terminar la ejecución del proyecto se necesita realizar determinadas y
específicas actividades que conducen a la liquidación del contrato. En efecto,
se debe verificar que todas las obras, servicios o estudios se han entregado al
cliente a satisfacción y se han firmado las respectivas actas de recepción.
También es absolutamente necesario verificar que se han hecho todos los pagos y
se han liquidado todas las facturas. Cuando el contrato de ejecución compromete
el montaje y operación de equipos se debe verificar la entrega de herramientas,
manuales, registros, mapas, dibujos, recomendaciones, etc., y toda
documentación disponible. También es preciso verificar el estado de
funcionamiento del equipo y los niveles de rendimiento estipulados en el
contrato. En ocasiones el contrato también estipula actividades de empalme y
capacitación que deberán ser coordinadas por las partes. Es importante observar
que la ejecución exitosa de un proyecto no es un fin en sí misma, es el medio
más idóneo para lograr el objetivo social del proyecto que se traduce en su
adecuada operación mediante la prestación de un servicio o la producción de un
bien a través del tiempo, lo que significa por parte de operador garantizar su
sostenibilidad.
La fase de entrega o
cierre es una buena oportunidad para que el contratista y el cliente hagan una
revisión retrospectiva de los diferentes momentos de la ejecución y puedan
capitalizar sus enseñanzas y mejorar sus prácticas en futuros emprendimientos.
Juan José Miranda Miranda
Marzo de 2015
[1] Tomado contextualmente del libro “El Desafío
de la Gerencia de Proyectos”.
[2]
Son muchas las obras públicas desarrolladas en Latinoamérica que antes de
entrar en servicio pasan largas temporadas en los tribunales de arbitramento,
conciliación o justicia, por falta de
objetividad, transparencia y claridad en el proceso de contratación.
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